ギョウムズAI / Docs

進め方

業務の情報の集め方

担当者への聞き取り、手元の資料、業務の記録の3つから、AIが業務図を作ります。3つすべてがそろっていなくても始められます。

3つの集め方

資料がなくても、お話からAIが作れます。社員の方のパソコンに、記録用のソフトを入れる必要はありません。

聞き取りの流れ

答える方には、次の流れで答えていただきます。

1. 案内のリンクを開く窓口の方から、聞き取りのリンクが届きます。名前やメールアドレスの登録はいりません。パソコンでもスマートフォンでも開けます。
2. 取り扱いを確かめて、同意する最初の画面で、実施する会社、答えを見る人、保管の期間、問い合わせの窓口を確かめてから始めます。
3. AIの質問に答えるAIが質問し、答えに合わせて理由や例外を聞き返します。声でも文字でも答えられます。目安は15分ほどです。
4. 書き起こしを確かめて送る送る前に、書き起こしを直したり消したりできます。送ったあとの訂正・削除は、窓口（[email protected]）で受け付けます。

何を聞くか

聞く内容は、業務に合わせて運用担当が決めます。社員の方に広く聞くときは、たとえば次のことを聞きます。

• 役割（営業、経理・総務、管理職など）
• 直近の1件を、始めから終わりまでどう進めたか
• いつもと違う進め方をするのは、どんなときか
• 時間のかかる所と、月の回数・1回にかかる時間
• AIや道具に任せている所と、任せたい所
• 社外に頼んでいる仕事

人事評価や給与、特定の人への評価や不満、退職・異動の意向、健康のことは、聞き取りの質問に入れません。

答えの扱い

• 名前・連絡先は聞きません。最初の質問で、役割（例：営業、経理・総務）を選んでもらいます。
• 同じ役割の方が5人未満のときは、役割を伏せます。
• お客さまの画面には、だれが答えたかは出しません。業務図の作業ごとに、根拠として、回答者の名前を付けない答えの一文と「何人中何人がこう答えたか」を示します。
• 聞き取りの答えは、業務図をつくるために使います。人事評価には使いません。
• 声は文字にするためだけに使い、録音は残しません。残るのは、答える方が画面で確かめて送った文だけです。答えの保管の期間は、ご契約で決めます。
• 答えの扱いは、答える方が最初の画面で確かめ、同意してから始めます。

資料と記録の扱い

• 資料：PDF、テキスト（txt・md）、CSVを取り込み、AIが業務図の下書きを作ります。
• Word・Excel：PDFかCSVにして共有いただければ、資料として取り込みます。
• 業務の記録：業務システムの履歴は、CSVなどで共有いただければ資料として取り込み、AIが業務図の下書きに使います。画面の記録は、運用担当が見て確かめます。自動で取り込む仕組みではありません。

保存の場所と期間はデータの取り扱いをご覧ください。

最終更新：2026-10-19