AIへ入力する前に、資料とサービスの両方を確認する
承継資料をAIに渡す前に、資料に含まれる情報と、使うサービスの契約・設定を確認します。どちらかが不明なら、会社の責任者に確認できるまで実資料の入力を止めます。
承継資料を扱う経営者、後継者、引き継ぎ担当者に向けた記事です。読み終えると、入力前に確かめる項目と、判断に迷ったときの確認先を社内ルールに書けます。
一枚のメモに、いくつもの秘密が入っている
社内で見られる資料でも、外部のAIへ入力できるとは限りません。情報の持ち主と、共有を認められた範囲を確かめます。
承継のためのメモには、顧客との約束、取引条件、従業員への配慮、製造の工夫などが混ざります。社内で見られる資料でも、そのまま外部のAIサービスへ入力してよいとは限りません。
総務省・経済産業省の「AI事業者ガイドライン 第1.2版」は、プライバシー保護やセキュリティ確保を共通の指針に位置づけています。本記事では、その考え方を踏まえ、承継資料を扱う際の確認手順を提案します。
名前だけでなく、組み合わせで分かる情報も見る
名前を消すだけで判断せず、ほかの情報と組み合わせて相手が分からないかを見ます。
顧客名を「A社」に変えても、所在地や売上、取引の時期を組み合わせると、相手を特定できる場合があります。固有名詞を置き換えたことだけを理由に、入力可能と判断しないようにします。
次の項目が含まれていないか、資料を一度読み直します。扱ってよいか不明な情報は、社内の責任者に確認できるまで入力を止めます。
- 氏名、連絡先、人事評価など、個人に関わる情報。
- 顧客ごとの価格、原価、契約条件、未公表の取引。
- 製造条件、図面、独自のノウハウ、認証情報。
- 第三者から預かり、利用目的や共有先が限られている情報。
会社で許可されたサービスと設定を確かめる
サービス名だけで決めず、実際に使う契約と設定で、保存・閲覧・削除・連携先を確かめます。
同じサービス名でも、プランや契約、設定によってデータの扱いは変わります。「有料だから大丈夫」「学習に使われないから何でも入れられる」とは判断せず、利用する契約の条件を確かめます。
入力内容が何に使われるか、どれだけ保存されるか、誰が閲覧できるか、削除はどう行うかを確認します。外部サービスを連携する場合は、その連携先にも情報が渡るのかを見ます。契約や設定の説明を自分たちで判断できない場合は、管理担当者や提供元に確認します。
画面の共有リンクにも注意が必要です。AIへの入力を認めた資料であっても、回答を社外の人が見られるリンクにしてよいとは限りません。
入力の可否と、回答の共有範囲は別に確認します。資料を入力できても、AIの回答に顧客の条件が残るなら、社外へ共有できるとは限りません。利用するプラン、連携先、共有リンクのどこで情報が外へ出るかを追ってください。
迷ったときの確認先まで、一枚に書く
入力してよい範囲と、迷ったときに誰へ聞くかを、引き継ぐ側と受け取る側が同じ紙で確認できるようにします。
社内ルールには、使ってよいサービス、入力できる情報、回答を確認する人、判断に迷ったときの確認先を書きます。入力できない情報の例も、自社の資料に即して示すと判断しやすくなります。
後継者だけでなく、引き継ぐ側も同じルールを見られるようにします。はじめの試行では、機密を含まない架空の資料を使う方法もあります。会社の記録を扱う範囲は、責任者が確認した後で広げます。
次の一歩
次に資料を入力する前に、情報の中身と、利用する契約・設定を確認してください。確認が済んでいない資料は、架空の例に置き換えて試せます。
出典・参考資料
出典の確認日：2026年10月2日。本文の手順は本メディアの実践案であり、導入効果や個別の経営判断を保証するものではありません。
- 総務省・経済産業省「AI事業者ガイドライン 第1.2版」本編 ↗
2026年3月31日。プライバシー保護・セキュリティ確保に関する共通の指針を参照。サービスの契約条件は利用時に個別確認が必要です。 - 同ガイドライン 第1.2版 別添 ↗
2026年3月31日。AIに関するリスクや実務上の検討事項を参照。