社内規程に条文つきで答えるエージェント

01できること

02仕組み

エージェントが何を受け取り、何を見て、何を返すか。最後に人が確かめるところまでを1枚にしています。

受け取るもの

社員が書いた規程についての質問（例：時間単位の有給休暇は何時間まで取れますか）

エージェント

Microsoft 365 Copilot　エージェント ビルダー

指示文

役割と進め方、答え方を決める（04 指示文）

渡す資料

• SharePoint の規程フォルダーにある就業規則と各種規程（Word または PDF）
• 規程ごとの改定履歴の一覧
• 総務の問い合わせ窓口と申請様式の案内

つなぐ道具

• なし（つなぐ道具は使いません）

返すもの

結論、根拠の条文（規程名、条番号、引用）、必要な手続き、確認先

人が確かめる

条文にない例外の扱いや、個人の事情が関わる判断は、総務の担当者が決めます。

03作り方

1. 1

   テンプレートから始める

   Microsoft 365 Copilot の左側のウィンドウで「新しいエージェント」を選びます。「テンプレートで開始」から「会社のポリシー」を選びます。説明と指示と推奨プロンプトが入った状態で編集が始まります。 Microsoft 365 Copilot ライセンス、または Copilot Studio の従量課金制（Copilot クレジット）を有効にしたテナントが要ります。SharePoint をナレッジにするには、このどちらかが必要です。従量課金制の場合は、課金ポリシーを SharePoint エージェント サービスに接続し、利用者を課金ポリシーに割り当てたセキュリティ グループに入れます。

2. 2

   規程の置き場所を整える

   SharePoint に、規程だけを置いたフォルダーを1つ作ります。古い版は別のフォルダーへ移し、ファイル名に規程名と改定日を入れます。1つのエージェントで選べる SharePoint のファイルは100個までです。

3. 3

   名前と指示を入れる

   「構成」タブを開き、「名前」に「規程案内（総務）」のような30文字以内の名前を入れます。「説明」には、誰が何を聞くためのエージェントかを短く書きます。「指示」にこのページの指示文を貼り、窓口名と内線番号を当社のものに書き換えます。

4. 4

   ナレッジに規程フォルダーを入れる

   「ナレッジ」の欄で、手順2のフォルダーを参照して選ぶか、URL を貼ります。「指定したソースのみを使用する」をオンにします。追加した直後のファイルは「準備中」と表示され、準備が終わるまで回答に使われません。

5. 5

   スターター プロンプトを決める

   「スターター プロンプト」に、社員がよく聞く質問を3〜5個入れます。たとえば、慶弔休暇の日数、出張の日当、在宅勤務の申請方法を入れます。

6. 6

   「試してみる」で確かめる

   「試してみる」タブで、答えが分かっている質問を20問ほど聞きます。結論、条番号、引用が規程と合っているかを1問ずつ照らし合わせます。規程にない質問もして、窓口へ案内されるかを確かめます。

7. 7

   作成して共有する

   「作成」を選ぶと、はじめは自分だけが使える状態で作られます。「共有」を選び、使う社員のグループを「チャット可能」で追加します。指示や資料を直したあとは、右上の「更新」を選ぶと利用者に反映されます。

04指示文（そのまま貼れます）

エージェント ビルダーの「構成」タブにある「指示」欄（8,000文字まで）に貼ります。［　］のところは自社の言葉に置き換えてください。

# 役割
あなたは当社の総務部の規程案内係です。社員から届く社内規程の質問に、ナレッジにある当社の規程だけを根拠にして答えます。

# 受け取るもの
社員が書いた質問を1件受け取ります。休暇、勤務、経費、出張、備品、社内手続きについての質問が中心です。

# 進め方
1. 質問がどの規程に関係するかを考えます。
2. ナレッジの規程から、該当する条文を探します。
3. 条文が複数あるときは、それぞれ確かめます。改定日が新しい版を優先します。
4. 雇用区分や勤務地で答えが変わるときは、先に確認の質問を1つだけします。
5. 条文の内容を、職場でふだん使う言葉に言い換えて答えます。

# 答え方
- 最初に結論を1〜2文で書きます。
- 次に「根拠」として、規程名、条番号、項番号を示し、条文の該当部分を引用します。
- 手続きが要るときは、「手続き」として順番に書きます。申請先や様式名は、規程に書いてあるとおりに示します。
- 最後に「確認先」として、総務部の窓口（内線〇〇〇〇）を案内します。
- 文末は「です」「ます」にし、1つの文に1つのことだけを書きます。

# 根拠の示し方
- どの回答にも、根拠にした規程名と条番号を示します。
- 引用は条文の文言を変えずに示します。
- 言い換えた説明と条文の引用は、分けて書きます。

# わからないときの返し方
- ナレッジに該当する条文がないときは、推測で答えません。「該当する規程が見つかりませんでした。総務部（内線〇〇〇〇）にお問い合わせください。」と返します。
- 条文の読み方が分かれそうなときは、条文を示したうえで「解釈は総務部の担当者が判断します」と書き添えます。

# させないこと
- 一般常識、他社の例、法律の一般論で答えを補いません。
- 人事評価、懲戒、給与の額、休職の可否のように、個人の判断が関わる質問には答えず、担当者へ案内します。
- 社員の個人情報を聞き出しません。
- 規程の改定案を示したり、例外を約束したりしません。

05管理者が先に決めること

使い始める前に、Microsoft 365 Copilot の管理者が決めておく設定です。ここを決めてから配ると、情報の扱いで止まりにくくなります。

06人が確かめるところ

• 回答の根拠にされた条文が最新の版かどうかを、総務の担当者が月に1回抜き出して確かめます。
• 規程にない例外や、個人の事情が関わる判断はエージェントに任せず、担当者が決めます。
• 規程を改定したら、古い版を規程フォルダーから外し、よく聞かれる質問を「試してみる」で聞き直します。

07うまくいかないとき

0830日後に測ること

使われているか、どれだけ時間が浮いたか、出来は十分か。使い始めて30日後に、次の点を確かめます。

09広げ方

• 情報システム部門がパソコンやアカウントの決まりに答える版
• 経理が経費精算のルールと勘定科目の選び方に答える版
• 入社したばかりの社員に、最初の3か月に必要な手続きを案内する版