税務、労務、法務の相談は、事実関係、期限、当事者の意向を正確に残す必要があります。生成AIで文字起こしと要約を行えば記録作業を減らせますが、音声には氏名、健康、家族、紛争、財務などの機微な情報が含まれます。便利さだけで録音を始めず、説明から削除までを一つの運用にします。
録音前に利用目的を限定する
「業務改善のため」では広すぎます。相談記録の作成、担当者間の引継ぎ、依頼内容の確認など、具体的な目的を決めます。研修、品質評価、AI学習へ二次利用する場合は別の判断が必要です。
相談者には、録音の有無、AI文字起こし・要約の利用、閲覧者、保存期間、外部サービス、録音を断る方法を説明します。録音しない代替として、人のメモや要点確認を用意します。
入力先を確認する
個人情報保護委員会は、個人データを生成AIサービスへ入力し、提供者が応答生成以外の目的で扱う場合、本人同意のない第三者提供に当たり得ると注意喚起しています。製品名だけで判断せず、契約プラン、学習利用、保存、処理地域、再委託、管理者機能を確認します。
無料の個人向けaccountや、事務所が管理できない外部toolへ相談音声を入れません。委託先の条件が変わったときの再審査も決めます。
原音・文字起こし・要約を分ける
三つは同じデータではありません。
- 原音：最も情報量が多く、声という識別要素も含む
- 文字起こし：誤変換や話者取り違えが起こる
- 要約：AIの解釈と省略が入る
保存先、閲覧権限、保持期限を別々に決めます。原音は確認期間後に削除し、文字起こしも案件終了後の必要性を見直します。長期保存が必要な正式記録は、AI要約をそのまま採用せず、人が確定した版を保存します。
人が確認する5項目
- 当事者、日付、金額、期限
- 誰の発言か
- 否定、留保、仮定の取り違え
- 法令・制度・契約への言及
- 次の担当者とアクション
AIは読みやすい文章を作れても、相談者の発言と専門家の判断を混ぜることがあります。発言、確認済み事実、専門家の助言、未確認事項を欄で分けます。重要箇所は原音へ戻れるtimestampを残します。
記録しすぎない
雑談や案件と無関係な個人情報まで永久保存すると、漏えい時の影響が増えます。文字起こし前に不要区間を除外できるか、要約に必要な範囲だけ処理できるかを確認します。
AI事業者ガイドライン第1.2版は、AI利用者に対する望ましい実務として、リスク理解、適正利用、関係者への情報提供という考え方を示しています。法的義務の断定には使わず、内部規程、相談者への説明、担当者の確認手順へ落とします。
最小の監査ログ
案件ID、録音説明の版、確認日時、利用service、処理者、原音削除日、確定者を記録します。監査ログへ相談内容の全文を複製しません。削除依頼や事故時に対象を特定できる索引だけを残します。
士業の相談記録を安全に効率化したい方へ
TechWorkerでは、録音前説明、利用service審査、保存、要約format、人手確認、削除までを業務フローとして設計します。相談業務のAI活用は士業の相談対応・調査に生成AIを使う、顧問先への説明は生成AI利用説明も参照してください。
一次情報と確認範囲
確認日：2026年9月1日。製品仕様・制度は更新されるため、導入時はリンク先の最新版を再確認してください。数値や研究結果は対象・条件を超えて一般化せず、反証可能性と限界を本文に併記しています。